Điều lệ doanh nghiệp: Bản "Hiến pháp nội bộ" và những vấn đề pháp lý cốt lõi

Điều lệ công ty là văn bản rất quan trọng, cần được trao đổi, thống nhất giữa những thành viên góp vốn, nội dung bảo đảm chặt chẽ, khả thi, dự liệu mọi tình huống. Không nên sao chép máy móc, cho có (minh hoạ)

Ls. Trần Hồng Phong

Điều lệ doanh nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng nhất trong hệ thống quản trị nội bộ của mọi công ty. Không chỉ là yêu cầu bắt buộc khi thành lập, Điều lệ còn là kim chỉ nam định hình cách thức tổ chức, phân chia quyền lực và giải quyết xung đột trong suốt quá trình hoạt động.

Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu, phân tích các quy định pháp luật về Điều lệ doanh nghiệp (cập nhật theo Luật Doanh nghiệp hợp nhất 2025), thông qua các ví dụ minh họa và đưa ra lời khuyên thiết thực cho ban lãnh đạo/những người góp vốn thành lập doanh nghiệp.

Quy định pháp luật về Điều lệ doanh nghiệp

Điều lệ doanh nghiệp là gì? 

Theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp (bản sơ khởi) và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Đây là tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng ký thành lập đối với công ty hợp danh, công ty TNHH và công ty cổ phần.

Nội dung chủ yếu của Điều lệ: 

Điều lệ công ty không thể viết tùy tiện mà phải bao gồm các nội dung cốt lõi do pháp luật quy định. Cụ thể bao gồm:

- Thông tin định danh: Tên, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ.

- Thông tin chủ sở hữu: Thông tin cá nhân/tổ chức của thành viên hợp danh, chủ sở hữu, thành viên góp vốn, hoặc cổ đông sáng lập; cùng với phần vốn góp/số cổ phần tương ứng của họ.

- Cơ chế quản trị: Cơ cấu tổ chức quản lý; thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.

- Người đại diện theo pháp luật: Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; việc phân chia quyền và nghĩa vụ nếu có nhiều người đại diện.

- Tài chính và Giải thể: Nguyên tắc phân chia lợi nhuận, xử lý lỗ; căn cứ trả lương, thưởng cho người quản lý; các trường hợp và trình tự giải thể doanh nghiệp.

* Về hình thức và chữ ký: 

Điều lệ ban đầu bắt buộc phải có họ, tên và chữ ký của tất cả thành viên hợp danh, chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập. Đối với bản Điều lệ sửa đổi, bổ sung sau này, chỉ cần chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc Chủ sở hữu, hoặc Người đại diện theo pháp luật (tùy thuộc vào loại hình công ty).

Vai trò và Ý nghĩa của Điều lệ doanh nghiệp

* Là "Đạo luật gốc" của doanh nghiệp: 

Nếu Luật Doanh nghiệp là khung pháp lý chung, thì Điều lệ là quy định chuyên biệt áp dụng riêng cho công ty đó. Luật Doanh nghiệp trao cho các thành viên/cổ đông rất nhiều quyền "tự quyết" bằng cụm từ "trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác".

* Công cụ phân chia quyền lực và kiểm soát rủi ro: 

Điều lệ thiết lập ranh giới thẩm quyền giữa Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị với Giám đốc/Tổng Giám đốc. Đặc biệt, nó đóng vai trò quyết định trong việc phân quyền nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật.

* Cơ sở giải quyết tranh chấp nội bộ: 

Mọi bất đồng giữa các cổ đông/thành viên (về chia lợi nhuận, biểu quyết, chuyển nhượng vốn...) đều sẽ được đối chiếu đầu tiên vào Điều lệ công ty để giải quyết.

Minh hoạ, Phân tích và Đánh giá

* Tình huống minh họa: 

Rủi ro từ việc "sao chép" Điều lệ mẫu. Công ty TNHH Hai thành viên X có 2 thành viên là Ông A (góp 60% vốn) và Ông B (góp 40% vốn). Khi thành lập, họ sử dụng một bản Điều lệ mẫu trên mạng, trong đó sao chép y nguyên Luật Doanh nghiệp quy định: "Nghị quyết của Hội đồng thành viên chỉ được thông qua khi được các thành viên sở hữu từ 65% tổng số vốn góp dự họp tán thành" (Theo Điều 59). Về sau, hai ông xảy ra mâu thuẫn. Ông A muốn thông qua một kế hoạch kinh doanh mới nhưng Ông B bỏ phiếu chống. Dù nắm tới 60% vốn (là cổ đông lớn nhất), Ông A vẫn "bất lực" vì không đạt mốc 65% theo Điều lệ để thông qua quyết định.

* Phân tích & Bình luận: 

Luật Doanh nghiệp quy định mốc 65% là mốc mặc định "Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác". Nếu ngay từ đầu, Ông A (người nắm quyền chi phối thực tế) hiểu luật và thuê chuyên gia soạn thảo Điều lệ, ông hoàn toàn có thể hạ tỷ lệ thông qua quyết định xuống mức >50%. Khi đó, với 60% vốn, Ông A có thể chủ động ra quyết định điều hành công ty mà không bị Ông B phủ quyết. Điều này cho thấy, Điều lệ không phải là một thủ tục hành chính đối phó, mà là công cụ bảo vệ quyền lợi của các nhà đầu tư. Việc sử dụng Điều lệ "mẫu" rập khuôn sẽ tước đi quyền tự quyết và linh hoạt mà pháp luật đã trao cho doanh nghiệp.

Đánh giá về chế định "Nhiều người đại diện theo pháp luật": 

Pháp luật quy định nếu Điều lệ không phân chia rõ quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật, thì mỗi người đại diện đều có đủ thẩm quyền trước bên thứ ba và phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra. Đây là một "cái bẫy" pháp lý nếu Điều lệ được soạn thảo sơ sài. Doanh nghiệp bắt buộc phải cá biệt hóa các điều khoản này trong Điều lệ để tránh tình trạng "trống đánh xuôi kèn thổi ngược" khi giao kết hợp đồng kinh tế.

Lưu ý và Lời khuyên khi xây dựng Điều lệ doanh nghiệp

a. Đối với Lãnh đạo doanh nghiệp, Cổ đông/Thành viên sáng lập:

* Không dùng Điều lệ "copy-paste": 

Hãy ngồi lại với nhau (hoặc cùng luật sư tư vấn) để "may đo" một bản Điều lệ phản ánh đúng thỏa thuận, nguyện vọng và tỷ lệ góp vốn thực tế của các bên.

* Cụ thể hóa giới hạn thẩm quyền: 

Hãy quy định thật rõ ràng trong Điều lệ: Giám đốc được ký hợp đồng tối đa bao nhiêu tỷ đồng? Vượt quá mức nào thì phải xin phép Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị? Việc này giúp ngăn chặn hành vi lạm quyền và tẩu tán tài sản.

* Quy định rõ cơ chế thoái vốn và giải quyết bế tắc (Deadlock): 

Phải đưa vào Điều lệ cơ chế mua lại phần vốn góp hoặc định giá cổ phần khi có một cổ đông/thành viên muốn rút lui hoặc khi công ty lâm vào bế tắc tỷ lệ biểu quyết 50-50.

b. Đối với Giám đốc Nhân sự (CHRO) / Bộ phận Pháp chế, Hành chính:

* Lưu giữ cẩn thận: 

Điều lệ công ty là tài liệu bắt buộc phải được lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Việc mất hoặc thất lạc bản gốc có thể gây khó khăn lớn khi có tranh chấp ra Tòa án hoặc khi làm việc với ngân hàng.

* Đồng bộ hóa với Hợp đồng lao động: 

Khi tuyển dụng và ký hợp đồng với các quản lý cấp cao (Giám đốc, Tổng Giám đốc), Giám đốc Nhân sự phải đảm bảo rằng quyền hạn, nghĩa vụ, căn cứ tính lương/thưởng trong Hợp đồng lao động phải thống nhất và không được trái với các quy định đã ghi trong Điều lệ công ty.

* Cập nhật thường xuyên: 

Mỗi lần doanh nghiệp thay đổi tên, vốn điều lệ, địa chỉ, hoặc người đại diện... cần phải sửa đổi, bổ sung Điều lệ tương ứng và lưu trữ các phiên bản sửa đổi này một cách hệ thống.
.....

KẼ HỞ ĐIỀU LỆ VÀ CUỘC CHIẾN CHUYỂN NHƯỢNG VỐN GÓP

Công ty TNHH Hai thành viên trở lên Xây dựng Bình Minh được thành lập với 3 thành viên: Ông An (sở hữu 40% vốn), Bà Bình (sở hữu 40% vốn) và Ông Cường (sở hữu 20% vốn). Khi thành lập, để tiết kiệm thời gian, ba người đã tải một mẫu Điều lệ công ty trên mạng về ký. Trong Điều lệ chỉ ghi một câu rất chung chung về việc chuyển nhượng vốn: "Thành viên có quyền chuyển nhượng phần vốn góp của mình theo quy định của pháp luật".

Sau 3 năm hoạt động, do mâu thuẫn nội bộ, Ông Cường quyết định rút khỏi công ty và muốn bán lại 20% phần vốn góp của mình cho một đối tác bên ngoài là Ông Đạt với giá rất cao.

Gửi email thông báo cho Hội đồng thành viên, Ông Cường viết: "Tôi chào bán 20% vốn của tôi với giá 5 tỷ đồng. Kính mời các thành viên còn lại mua. Nếu sau 30 ngày không ai mua hết, tôi sẽ bán cho người ngoài".

Ngay lập tức, cuộc chiến nổ ra. Ông An phản hồi muốn mua toàn bộ 20% vốn của Cường để vươn lên nắm quyền chi phối (60%). Bà Bình cũng phản hồi muốn mua trọn 20% đó để không bị mất thế cân bằng. Do Điều lệ công ty không hề có quy trình giải quyết tình huống hai thành viên cùng muốn tranh mua vượt quá tỷ lệ sở hữu của mình, nội bộ công ty rơi vào bế tắc.

Hết thời hạn 30 ngày, lấy cớ Ông An và Bà Bình "không thống nhất được ai mua và không ai mua đúng tỷ lệ", Ông Cường lập tức ký hợp đồng chuyển nhượng toàn bộ 20% vốn cho người ngoài là Ông Đạt.

Ông An và Bà Bình sau đó đã đồng loạt khởi kiện Ông Cường ra Tòa án, yêu cầu tuyên bố hợp đồng chuyển nhượng giữa Cường và Đạt là vô hiệu, vì Cường đã vi phạm quy định về quyền ưu tiên mua của thành viên hiện hữu.

BÌNH LUẬN VÀ ĐÁNH GIÁ PHÁP LÝ

Tranh chấp tại Công ty Bình Minh là một ví dụ điển hình của việc xem nhẹ vai trò của Điều lệ công ty kết hợp với việc hiểu sai quy định pháp luật.

* Thứ nhất, về nguyên tắc chuyển nhượng vốn góp: 

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 52 Luật Doanh nghiệp, khi muốn chuyển nhượng vốn, thành viên phải chào bán phần vốn góp đó cho thành viên còn lại theo tỷ lệ tương ứng với phần vốn góp của thành viên còn lại trong công ty với cùng điều kiện chào bán. Đáng chú ý, Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 (có hiệu lực từ 01/7/2025) đã tinh chỉnh lại từ ngữ của điều luật này (sửa từ "các thành viên còn lại" thành "thành viên còn lại") để nhấn mạnh tính cá biệt và quyền ưu tiên mua tỷ lệ thuận với số vốn đang sở hữu của từng thành viên. Do đó, Ông Cường phải chào bán cho Ông An 10% và Bà Bình 10% (vì tỷ lệ sở hữu của An và Bình đang bằng nhau là 40:40). Ông Cường không thể dùng lý do hai người tranh mua toàn bộ để tước đi quyền mua theo tỷ lệ tương ứng của họ.

* Thứ hai, về kẽ hở của Điều lệ công ty: 

Luật Doanh nghiệp quy định Điều lệ công ty phải có nội dung về thể thức thông qua quyết định của công ty và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ. Tuy nhiên, Điều lệ của Công ty Bình Minh lại quá sơ sài. Nếu Điều lệ được soạn thảo kỹ lưỡng, nó đã phải dự liệu quy trình giải quyết "nút thắt" (deadlock) này: Ví dụ, quy định rõ cách thức chào bán, định dạng văn bản chào bán, và nguyên tắc xử lý khi có thành viên từ chối mua tỷ lệ của mình nhưng thành viên khác lại muốn mua gom. Sự thiếu sót này trực tiếp dẫn đến việc Ông Cường lợi dụng khoảng trống pháp lý để bán vốn ra bên ngoài.

Theo quy định, phần vốn góp chỉ được bán cho người không phải là thành viên nếu các thành viên còn lại của công ty không mua hoặc không mua hết trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chào bán. Việc Ông Cường tự ý bán cho Ông Đạt khi Ông An và Bà Bình vẫn đang thể hiện ý chí muốn mua (dù có tranh chấp về tỷ lệ) là trái luật, và hợp đồng này có nguy cơ rất cao bị Tòa án tuyên vô hiệu.

BÀI HỌC KINH NGHIỆM

1. Đối với người thành lập và Lãnh đạo doanh nghiệp:

* Từ bỏ thói quen dùng Điều lệ "copy-paste": 

Điều lệ công ty không phải là một thủ tục hành chính để đối phó với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Nó là "bản Hiến pháp" của doanh nghiệp. Cần cá biệt hóa Điều lệ, đặc biệt là các điều khoản về thoái vốn, chuyển nhượng vốn góp, và cơ chế giải quyết bế tắc khi tỷ lệ biểu quyết là 50-50 hoặc khi các thành viên tranh chấp quyền mua.

* Quy trình hóa thủ tục nội bộ:

Điều lệ cần quy định rõ "chào bán" là phải gửi bằng văn bản gì (email, thư bảo đảm), thời hạn phản hồi tính từ ngày nào, và quyền ưu tiên mua thêm nếu có thành viên khác từ chối quyền mua.

2. Đối với thành viên muốn chuyển nhượng vốn:

Phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc chào bán theo tỷ lệ tương ứng. Tuyệt đối không được gộp chung rồi ép các thành viên tự thỏa thuận với nhau. Hãy gửi văn bản chào bán đích danh: Mời Ông A mua đúng tỷ lệ của Ông A, mời Bà B mua đúng tỷ lệ của Bà B.

Chỉ khi hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày chào bán hợp lệ mà họ không mua hoặc mua không hết, bạn mới có quyền bán phần còn lại cho người ngoài với điều kiện không được ưu đãi hơn so với điều kiện đã chào bán nội bộ.

3. Đối với nhà đầu tư bên ngoài (người mua vốn):

Trước khi ký hợp đồng nhận chuyển nhượng phần vốn góp từ một thành viên công ty TNHH, bắt buộc phải yêu cầu bên bán cung cấp bằng chứng bằng văn bản chứng minh họ đã thực hiện việc chào bán cho các thành viên hiện hữu đủ 30 ngày nhưng không ai mua. Nếu không kiểm tra kỹ, bạn có thể mất tiền oan, rơi vào vòng xoáy kiện tụng và cuối cùng hợp đồng chuyển nhượng sẽ bị tuyên vô hiệu. Đồng thời, việc chuyển nhượng chỉ hoàn tất khi thông tin của người mua mới được ghi đầy đủ vào Sổ đăng ký thành viên.

....

Bài liên quan:

• Giao dịch dân sự; Hợp đồng dân sự là gì?
• Phạt vi phạm & Bồi thường thiệt hại
• Mức phạt vi phạm hợp đồng trong dân sự, thương mại, xây dựng
• Giải quyết tranh chấp thương mại: Chọn Toà án hay Trọng tài?Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp