Vấn đề "Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp" được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2022 và 2025) và cụ thể hoá trong Điều lệ của mỗi doanh nghiệp.
* Quy định pháp luật:
Theo Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác.
* Phân tích & Giải thích:
Người đại diện theo pháp luật được xem là "nhân cách hóa" của doanh nghiệp. Mọi chữ ký, quyết định và hành vi của người này (khi nhân danh công ty và trong phạm vi thẩm quyền) sẽ làm phát sinh trực tiếp quyền và nghĩa vụ cho chính doanh nghiệp đó.
2. Quyền và Cơ chế "Đa đại diện"
* Quy định pháp luật:
Pháp luật cho phép Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và Công ty cổ phần (CTCP) có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh và quyền, nghĩa vụ của từng người.
Đặc biệt, nếu Điều lệ công ty không phân chia rõ ràng quyền hạn của từng người, thì mỗi người đại diện đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; và tất cả họ phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp.
Đồng thời, doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu xuất cảnh, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ [3].
* Ví dụ minh họa:
Công ty Cổ phần X có 2 người đại diện theo pháp luật là ông A (Chủ tịch HĐQT) và ông B (Tổng Giám đốc).
- Trường hợp 1 (Phân quyền rõ ràng):* Điều lệ quy định ông B chỉ được ký hợp đồng dưới 5 tỷ đồng, ông A ký hợp đồng trên 5 tỷ đồng. Khi đó, thẩm quyền được phân định rõ, giảm thiểu rủi ro lạm quyền.
- Trường hợp 2 (Phân quyền không rõ ràng):* Điều lệ không ghi rõ ai phụ trách việc gì. Lúc này, cả ông A và ông B đều có quyền ký hợp đồng trị giá 100 tỷ đồng với đối tác. Nếu ông B tự ý ký một hợp đồng gây thiệt hại nặng nề cho công ty, thì cả ông A và ông B đều có thể phải chịu trách nhiệm liên đới đền bù thiệt hại cho công ty.
3. Trách nhiệm và Nghĩa vụ của Người đại diện
Quyền lực luôn đi kèm với trách nhiệm. Luật Doanh nghiệp đặt ra các nghĩa vụ cực kỳ khắt khe (fiduciary duties) đối với người đại diện.
* Quy định pháp luật:
Theo Điều 13, người đại diện có các trách nhiệm cốt lõi:
1. Thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.
2. Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không được lạm dụng địa vị, chức vụ, sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh hay tài sản của doanh nghiệp để tư lợi.
3. Thông báo kịp thời, chính xác** về các doanh nghiệp mà mình hoặc người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần/phần vốn góp.
* Điểm nhấn sửa đổi năm 2025:
Khoản 4 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 đã làm rõ thêm trách nhiệm này: "Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân theo quy định của pháp luật đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này". Cổ đông hoặc thành viên công ty hoàn toàn có quyền khởi kiện người đại diện ra Tòa án để đòi bồi thường.
* Ví dụ minh họa:
Giám đốc C là người đại diện của Công ty Vật liệu xây dựng Y. Thay vì tìm kiếm nguồn hàng giá tốt nhất cho Công ty Y, ông C lại ký hợp đồng mua nguyên liệu từ Công ty Z (do vợ ông C làm Giám đốc) với giá cao hơn thị trường 20%. Hành vi này vi phạm nghĩa vụ trung thành và không thông báo lợi ích liên quan. Cổ đông công ty Y có thể khởi kiện ông C, yêu cầu ông phải bỏ tiền túi cá nhân ra bồi thường khoản chênh lệch 20% thiệt hại đó.
4. Nhận xét và Đánh giá
* Tính linh hoạt cao:
Cơ chế cho phép có nhiều người đại diện theo pháp luật là một bước tiến lớn, giúp các doanh nghiệp (đặc biệt là tập đoàn lớn, công ty có vốn nước ngoài) linh hoạt trong việc ký kết hợp đồng, thực hiện thủ tục hành chính song song mà không bị phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất.
* Chế tài nghiêm khắc:
Việc Luật Doanh nghiệp (đặc biệt bản sửa đổi 2025) nhấn mạnh vào "trách nhiệm cá nhân theo quy định pháp luật" cho thấy sự bảo vệ mạnh mẽ đối với các nhà đầu tư/cổ đông. Nó ngăn chặn tư duy "làm sai thì công ty chịu", buộc người quản lý phải hành động vì lợi ích tối cao của pháp nhân.
* Rủi ro từ Điều lệ công ty rỗng:
Điểm yếu lớn nhất trong thực tiễn là nhiều doanh nghiệp Việt Nam xây dựng Điều lệ công ty rất sơ sài, sao chép rập khuôn. Việc có nhiều người đại diện nhưng không phân quyền chi tiết trong Điều lệ dễ dẫn đến lạm quyền, hoặc đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
5. Lưu ý và Lời khuyên cho các bên liên quan
A. Đối với Chủ sở hữu / Cổ đông / Hội đồng quản trị:
* Cá biệt hóa Điều lệ công ty:
Nếu áp dụng cơ chế "Đa đại diện", bắt buộc phải quy định cực kỳ rạch ròi giới hạn thẩm quyền của từng chức danh đại diện trong Điều lệ công ty (ví dụ: hạn mức giá trị hợp đồng, lĩnh vực được quyền ký kết, ai phụ trách quan hệ với Tòa án/Cơ quan thuế...).
* Cơ chế giám sát:
Cần thiết lập Ban kiểm soát hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập để thường xuyên giám sát các giao dịch của người đại diện, đặc biệt là các giao dịch với "người có liên quan" để chống thất thoát tài sản.
B. Đối với Người đại diện theo pháp luật:
* Minh bạch lợi ích:
Phải tự giác kê khai các công ty "sân sau", công ty của người nhà theo đúng quy định. Đừng bao giờ ký kết các hợp đồng giao dịch có yếu tố tư lợi nếu chưa được Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.
* Rủi ro liên đới:
Hãy nhớ rằng nếu Điều lệ không phân quyền, bạn phải chịu trách nhiệm liên đới cho cả những sai phạm của người đại diện khác trong công ty. Hãy yêu cầu công ty làm rõ quyền hạn của mình bằng văn bản.
* Ủy quyền khi vắng mặt:
Nếu là đại diện duy nhất, khi ra nước ngoài bắt buộc phải làm giấy ủy quyền lại cho người ở nhà để doanh nghiệp không bị "tê liệt" các giao dịch ngân hàng, hải quan.
C. Đối với Đối tác (Bên thứ ba giao dịch với doanh nghiệp):
* Kiểm tra giấy tờ pháp lý:
Trước khi ký hợp đồng lớn, đừng chỉ tin vào chức danh "Giám đốc" trên danh thiếp. Hãy yêu cầu đối tác cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất để xác định xem người đó có đúng là Người đại diện theo pháp luật hay không.
* Yêu cầu xem Điều lệ công ty:
Đặc biệt với các công ty có nhiều người đại diện, đối tác nên yêu cầu xem Điều lệ công ty để biết người đang ngồi trước mặt mình có thẩm quyền ký kết hợp đồng trị giá bao nhiêu, có cần chữ ký "kép" hoặc sự phê duyệt của Hội đồng quản trị hay không. Điều này giúp tránh rủi ro hợp đồng bị tuyên vô hiệu do ký sai thẩm quyền.
.....
VỤ TRANH CHẤP HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI DO KÝ SAI THẨM QUYỀN: BÀI HỌC ĐẮT GIÁ VỀ KIỂM TRA TƯ CÁCH CHỦ THỂ
Tình huống minh họa: Thương vụ 10 tỷ đồng "đổ sông đổ bể"
Công ty Cổ phần Sản xuất A (Bên bán) và Công ty TNHH Xây dựng B (Bên mua) đàm phán một hợp đồng cung cấp vật liệu xây dựng trị giá 10 tỷ đồng.
Vào ngày ký kết, Giám đốc của Công ty B đi vắng. Ông Lê Văn C, chức danh Phó Giám đốc Công ty B, đã đứng ra đại diện ký kết hợp đồng và đóng dấu công ty. Nhận thấy ông C là Phó Giám đốc, lại có con dấu công ty đàng hoàng, Công ty A chủ quan không yêu cầu xem xét Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay Giấy ủy quyền của Giám đốc Công ty B.
Sau khi ký hợp đồng, Công ty A tiến hành sản xuất và giao lô hàng trị giá 5 tỷ đồng cho Công ty B. Tuy nhiên, đến hạn thanh toán, Công ty B không trả tiền. Khi Công ty A đòi nợ, Giám đốc (đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất) của Công ty B từ chối thanh toán với lý do: Hợp đồng vô hiệu vì ông Lê Văn C (Phó Giám đốc) tự ý ký kết mà không được Giám đốc ủy quyền, và Điều lệ công ty cũng không quy định Phó Giám đốc có quyền ký các hợp đồng kinh tế.
Công ty A khởi kiện ra Tòa án. Tòa án tuyên bố hợp đồng vô hiệu do người ký kết (ông C) không có tư cách đại diện hợp pháp và không có văn bản ủy quyền. Hai bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận. Tuy nhiên, lúc này lô vật liệu xây dựng đã bị Công ty B để ngoài trời hư hỏng nặng, giảm giá trị nghiêm trọng. Công ty A chịu thiệt hại hàng tỷ đồng chỉ vì một phút lơ là kiểm tra tư cách chủ thể của đối tác.
Phân tích và Bình luận pháp lý
Sự rủi ro của Công ty A xuất phát từ việc không nắm vững các quy định của Luật Doanh nghiệp về người đại diện.
* Thứ nhất, về tư cách đại diện theo pháp luật:
Theo Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Một công ty (TNHH hoặc Cổ phần) có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, và Điều lệ công ty phải quy định cụ thể chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của họ.
Trong vụ việc này, Giám đốc mới là người đại diện theo pháp luật duy nhất của Công ty B. Việc ông C (Phó Giám đốc) ký hợp đồng khi không phải là người đại diện theo pháp luật sẽ không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho Công ty B (trừ khi được công ty công nhận).
* Thứ hai, thẩm quyền của Phó Giám đốc:
Pháp luật quy định Phó giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ được quy định tại Điều lệ công ty và hợp đồng lao động. Họ chỉ là người giúp việc cho Giám đốc điều hành các hoạt động của công ty. Họ chỉ được phép nhân danh công ty ký kết hợp đồng nếu có văn bản ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật, hoặc khi chức danh Phó Giám đốc đồng thời được ghi nhận là một trong những người đại diện theo pháp luật của công ty.
* Thứ ba, sự cẩu thả của Công ty A:
Công ty A hoàn toàn có thể tự bảo vệ mình vì thông tin về người đại diện theo pháp luật được pháp luật quy định phải công khai minh bạch. Pháp luật quy định nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm cụ thể họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật. Việc Công ty A không kiểm tra Giấy chứng nhận này, cũng không đòi hỏi văn bản ủy quyền là một sai lầm chết người trong quản trị rủi ro hợp đồng.
Bài học kinh nghiệm cho Lãnh đạo doanh nghiệp và người trực tiếp giao dịch
Từ vụ việc trên, các doanh nghiệp cần rút ra những bài học cốt lõi sau để tránh thiệt hại nặng nề:
* Luôn kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Trước khi ký bất kỳ hợp đồng thương mại nào, yêu cầu đối tác cung cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất. Hãy kiểm tra xem người ngồi đối diện mình ký hợp đồng có tên trong mục "Người đại diện theo pháp luật" hay không.
* Chủ động tra cứu thông tin trực tuyến:
Bạn hoàn toàn có thể tự kiểm tra chéo thông tin của đối tác hoàn toàn miễn phí. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thông tin về họ và tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được cung cấp công khai, miễn phí trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
* Bắt buộc phải có Giấy ủy quyền nếu người ký cấp "Phó" hoặc chức danh khác:
Nếu đối tác cử Phó Giám đốc, Trưởng phòng, hoặc Giám đốc chi nhánh ra ký hợp đồng, bạn bắt buộc phải yêu cầu cung cấp Văn bản ủy quyền (Giấy ủy quyền) hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật. Cần đọc kỹ nội dung ủy quyền xem người này có được quyền ký hợp đồng với giá trị tương ứng hay không, và thời hạn ủy quyền có còn hiệu lực hay không.
* Lưu ý với công ty có "Đa đại diện":
Đối với các đối tác có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần xem xét Điều lệ công ty của đối tác (nếu có thể) để biết việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện. Tránh trường hợp người đại diện phụ trách kỹ thuật lại đi ký hợp đồng vay vốn hoặc mua bán vượt quá thẩm quyền nội bộ.
......
Bài liên quan:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét