Luật sư Trần Hồng Phong
Trong quá trình sinh sống, học tập, làm việc, kinh doanh hoặc giải quyết các vấn đề gia đình có yếu tố nước ngoài, hầu hết các trường hợp quý vị sẽ được cơ quan hành chính Nhà nước yêu cầu: “Giấy tờ này phải Chứng nhận lãnh sự hoặc Hợp pháp hóa lãnh sự” thì mới được tiếp nhận, có giá trị pháp lý, được sử dụng. Trong bài viết này, tôi trình bày, giúp quý vị hiểu đúng về vai trò, ý nghĩa và trình tự của hai thủ tục: Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu - theo quy định của pháp luật Việt Nam.
I. Văn bản pháp luật điều chỉnh:
Tại thời điểm năm 2026 này, thủ tục Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hoá lãnh sự được quy định tại 3 văn bản sau:
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP,
- Nghị định số 196/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Nghị định 111/2011 của Chính phủ Việt Nam. Và
- Thông tư số 11/2025/TT-BNG ngày 31/7/2025 của Bộ ngoại giao Việt Nam.
Theo giải thích tại Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP:
* Chứng nhận lãnh sự: là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan Việt Nam cấp, để sử dụng ở nước ngoài.
* Hợp pháp hóa lãnh sự: là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp, để sử dụng tại Việt Nam.
Hiểu đơn giản và phân biệt như sau:
- Chứng nhận lãnh sự là thủ tục để giấy tờ tài liệu do Việt Nam cấp sử dụng được ở nước ngoài.
- Hợp pháp hoá lãnh sự là thủ tục để giấy tờ, tài liệu cho cơ quan Nước ngoài cấp được sử dụng tại Việt Nam.
Đây là hai thủ tục độc lập, do Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam có thẩm quyền thực hiện.
Mục đích của hai thủ tục trên là:
Hiểu đơn giản và phân biệt như sau:
- Chứng nhận lãnh sự là thủ tục để giấy tờ tài liệu do Việt Nam cấp sử dụng được ở nước ngoài.
- Hợp pháp hoá lãnh sự là thủ tục để giấy tờ, tài liệu cho cơ quan Nước ngoài cấp được sử dụng tại Việt Nam.
Đây là hai thủ tục độc lập, do Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam có thẩm quyền thực hiện.
Mục đích của hai thủ tục trên là:
- Bảo đảm giấy tờ do nước này cấp được công nhận về mặt hình thức pháp lý tại nước khác.
- Ngăn chặn giấy tờ giả mạo, không rõ nguồn gốc.
- Tạo cơ sở pháp lý để cơ quan tiếp nhận nước này yên tâm sử dụng giấy tờ của nước kia trong giải quyết công việc.
Lưu ý:
Lưu ý:
Tài liệu, giấy tờ ngoài hình thức tài liệu giấy, hiện nay đã có quy định về “bản điện từ của giấy tờ, tài liệu”. Theo đó, “Bản điện tử của giấy tờ, tài liệu” là văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức cấp, lập, ban hành theo quy định pháp luật Việt Nam, tạo lập ở dạng dữ liệu điện tử, có chữ ký điện tử.
Tại Nghị định 196/2025/NĐ-CP có quy định về thủ tục Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự trên môi trường điện tử.
III. Những tình huống thường gặp trong thực tế
1. Đối với Việt kiều, người Việt Nam định cư ở nước ngoài
Đây là nhóm thường được yêu cầu thực hiện thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nhiều nhất. Các tình huống phổ biến là:
III. Những tình huống thường gặp trong thực tế
1. Đối với Việt kiều, người Việt Nam định cư ở nước ngoài
Đây là nhóm thường được yêu cầu thực hiện thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nhiều nhất. Các tình huống phổ biến là:
- Lập giấy ủy quyền, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại Mỹ, Úc, Canada… để sử dụng tại Việt Nam.
- Dùng giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử do nước ngoài cấp để giải quyết việc hộ tịch, thừa kế, giao dịch về nhà, đất tại Việt Nam.
Đây là các loại giấy tờ được lập ở nước ngoài, nên phải Hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp tại cơ quan Việt Nam thì mới được tiếp nhận hồ sơ và có giá trị sử dụng.
2. Đối với người Việt Nam du học, định cư, kết hôn, làm việc ở nước ngoài
Ngược lại, có nhiều giấy tờ do Việt Nam cấp phải thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự, để sử dụng ở nước ngoài. Chẳng hạn như:
Đây là các loại giấy tờ được lập ở nước ngoài, nên phải Hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp tại cơ quan Việt Nam thì mới được tiếp nhận hồ sơ và có giá trị sử dụng.
2. Đối với người Việt Nam du học, định cư, kết hôn, làm việc ở nước ngoài
Ngược lại, có nhiều giấy tờ do Việt Nam cấp phải thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự, để sử dụng ở nước ngoài. Chẳng hạn như:
- Bằng cấp; học bạ, bảng điểm.
- Giấy khai sinh. Giấy đăng ký kết hôn. Lý lịch tư pháp.
Những giấy tờ này do cơ quan Việt Nam cấp, nếu không được Chứng nhận lãnh sự, cơ quan nước ngoài sẽ từ chối, không tiếp nhận hồ sơ.
3. Đối với hoạt động đầu tư, thương mại quốc tế
Trong hoạt động đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp xuyên biên giới, nhiều loại giấy tờ như:
Những giấy tờ này do cơ quan Việt Nam cấp, nếu không được Chứng nhận lãnh sự, cơ quan nước ngoài sẽ từ chối, không tiếp nhận hồ sơ.
3. Đối với hoạt động đầu tư, thương mại quốc tế
Trong hoạt động đầu tư, kinh doanh của doanh nghiệp xuyên biên giới, nhiều loại giấy tờ như:
- Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng nhận đầu tư, báo cáo tài chính, kiểm toán.
- Chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp, quyền tác giả.
- Hợp đồng thương mại, Giấy ủy quyền, nghị quyết của Hội đồng quản trị.
Phải được Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Chứng nhận lãnh sự - khi sử dụng qua lại giữa Việt Nam và nước ngoài.
IV. Các quy định cơ bản, cần biết về Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hoá lãnh sự
Phải được Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc Chứng nhận lãnh sự - khi sử dụng qua lại giữa Việt Nam và nước ngoài.
IV. Các quy định cơ bản, cần biết về Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hoá lãnh sự
- Không chứng nhận nội dung của giấy tờ, tài liệu.
- Chứng nhận lãnh sự hay Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu. Không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
1. Những giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư số: 11/2025/TT-BNG, những giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự, gồm:
- Chứng nhận lãnh sự hay Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu. Không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
1. Những giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư số: 11/2025/TT-BNG, những giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự, gồm:
- Văn bản, quyết định hành chính.
- Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch.
- Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định thi hành án, bản án, quyết định của Tòa án, vi bằng và văn bản tố tụng.
- Giấy tờ, văn bản đã được công chứng, chứng thực.
- Văn bằng, chứng chỉ xác nhận học tập, nghiên cứu.
- Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa.
- Giấy tờ, chứng từ thương mại.
- Các giấy tờ, tài liệu khác của cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước.
2. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư số: 11/2025/TT-BNG, các giấy tờ, tài liệu sau đây không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai, không đúng thẩm quyền, bị làm giả.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
- Bản điện tử của giấy tờ tài liệu không có chữ ký số của cơ quan, người có thẩm quyền, không bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ theo các quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số và văn bản điện tử.
3. Các tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự
Theo quy định Tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các tài liệu, giấy tờ sau đây được miễn Hợp pháp hoá lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà phía Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.
4. Cơ quan có thẩm quyền Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự
Bộ ngoại giao Việt Nam có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước và thực hiện việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự - gọi là “Cơ quan có thẩm quyền trong nước”. Cụ thể là:
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư số: 11/2025/TT-BNG, các giấy tờ, tài liệu sau đây không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai, không đúng thẩm quyền, bị làm giả.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
- Bản điện tử của giấy tờ tài liệu không có chữ ký số của cơ quan, người có thẩm quyền, không bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ theo các quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số và văn bản điện tử.
3. Các tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hoá lãnh sự
Theo quy định Tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các tài liệu, giấy tờ sau đây được miễn Hợp pháp hoá lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà phía Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.
4. Cơ quan có thẩm quyền Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự
Bộ ngoại giao Việt Nam có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước và thực hiện việc phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự - gọi là “Cơ quan có thẩm quyền trong nước”. Cụ thể là:
- Cục Lãnh sự - thuộc Bộ ngoại giao Việt Nam.
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh - là cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
5. Địa điểm Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hoá lãnh sự:
Là tại trụ sở những cơ quan trên. Ngôn ngữ sử dụng là tiếng Việt và tiếng Anh.
6. Người đề nghị Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.
2. Người đề nghị có quyền lựa chọn 1 trong 3 hình thức:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc
- Gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc
- Nộp trực tuyến, điện tử.
7. Phí dịch vụ
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải nộp phí theo quy định.
V. Trình tự, thủ tục Chứng nhận lãnh sự trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền Chứng nhận, hợp pháp hoá lãnh sự trong nước hoặc ở nước ngoài - như nêu ở trên. Hồ sơ gồm:
7. Phí dịch vụ
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải nộp phí theo quy định.
V. Trình tự, thủ tục Chứng nhận lãnh sự trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền Chứng nhận, hợp pháp hoá lãnh sự trong nước hoặc ở nước ngoài - như nêu ở trên. Hồ sơ gồm:
- 1 Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định;
- Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử;
- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: NỘP KÈM BẢN SAO những loại giấy tờ trên trong thư.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền..
Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:
a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc
b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam.
Thời hạn giải quyết là 01- 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
VI. Trình tự, thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử;
c) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền.
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
Thời hạn giải quyết 1-4 ngày.
VII. Trình tự, thủ tục Chứng nhận lãnh sự; Hợp pháp hoá lãnh sự điện tử.
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ trực tuyến theo cách thức sau:
a) Đăng nhập trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử; cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
b) Đối với hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, cần đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Người đề nghị được cấp 1 mã số để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu.
Ngay khi nhận được hồ sơ yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ thì gửi thông báo nộp phí cho người đề nghị qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại;
c) Hồ sơ đề nghị chỉ được cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả sau khi đã nộp phí.
Thời hạn giải quyết 1- 4 ngày.
Người đề nghị được nhận kết quả là bản điện tử giấy tờ, tài liệu có tem chứng nhận điện tử và ký số của cơ quan có thẩm quyền, được gửi qua thư điện tử, hoặc gửi vào thiết bị số, an toàn, bảo mật.
....
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền..
Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:
a) Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc
b) Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam.
Thời hạn giải quyết là 01- 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
VI. Trình tự, thủ tục Hợp pháp hoá lãnh sự trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ tại Cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử;
c) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;
d) Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận; 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Cơ quan có thẩm quyền.
đ) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
Thời hạn giải quyết 1-4 ngày.
VII. Trình tự, thủ tục Chứng nhận lãnh sự; Hợp pháp hoá lãnh sự điện tử.
Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ trực tuyến theo cách thức sau:
a) Đăng nhập trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử; cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
b) Đối với hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, cần đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Người đề nghị được cấp 1 mã số để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu.
Ngay khi nhận được hồ sơ yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
b) Trường hợp hồ sơ đầy đủ thì gửi thông báo nộp phí cho người đề nghị qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại;
c) Hồ sơ đề nghị chỉ được cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả sau khi đã nộp phí.
Thời hạn giải quyết 1- 4 ngày.
Người đề nghị được nhận kết quả là bản điện tử giấy tờ, tài liệu có tem chứng nhận điện tử và ký số của cơ quan có thẩm quyền, được gửi qua thư điện tử, hoặc gửi vào thiết bị số, an toàn, bảo mật.
....
Lưu ý và lời khuyên của luật sư Trần Hồng Phong
- Những sai lầm thường gặp: Nhầm lẫn giữa công chứng và chứng nhận, hay hợp pháp hóa lãnh sự. Chỉ làm công chứng mà bỏ qua bước lãnh sự, dẫn đến giấy tờ không có giá trị sử dụng. Không kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận, làm thiếu hoặc sai trình tự.
- Trước khi xúc tiến công việc cần xác định rõ: Giấy tờ của mình do nước nào cấp? Dùng tại Việt Nam hay nước ngoài? Từ đó quý vị sẽ xác định được cần thực hiện thủ tục Chứng nhận hay Hợp pháp hóa lãnh sự.
- Không nên tự suy đoán giấy tờ của mình thuộc trường hợp được miễn Chứng nhận hay miễn Hợp pháp hoá lãnh sự. Cần kiểm tra quy định tại văn bản luật, hoặc hỏi chuyên gia.
- Với các hồ sơ quan trọng (như thừa kế, nhà đất, định cư, đầu tư): Nên chuẩn bị giấy tờ và thực hiện thủ tục lãnh sự từ sớm, tránh để hồ sơ bị “đứng”, không được tiếp nhận.
- Trong trường hợp phức tạp, nhiều loại giấy tờ, nhiều quốc gia liên quan: Nên trao đổi trước với luật sư có kinh nghiệm để tiết kiệm thời gian, chi phí và hiệu quả hơn.
Kết luận
Kết luận
Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự là điều kiện pháp lý bắt buộc để giấy tờ vượt qua “biên giới pháp luật” giữa các quốc gia.
Việc hiểu đúng và làm đúng ngay từ đầu, chắc chắn sẽ giúp quý vị: Tránh rủi ro pháp lý, Không lỡ việc quan trọng, và Bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
....
....
Biểu mẫu:
Sau đây, kính mời Quý vị tham khảo xem nhanh Danh mục và một số biểu mẫu liên quan đến Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hoá lãnh sự - do Bộ ngoại giao Việt Nam ban hành.
Sau đây, kính mời Quý vị tham khảo xem nhanh Danh mục và một số biểu mẫu liên quan đến Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hoá lãnh sự - do Bộ ngoại giao Việt Nam ban hành.
…
Bài liên quan:
