Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục luật định, nếu không sẽ không có giá trị pháp lý (minh hoạ)
Luật sư Trần Hồng Phong
Trong tranh chấp lao động, đặc biệt là tranh chấp liên quan đến xử lý kỷ luật và sa thải, tòa án không xem xét vấn đề dưới góc độ “ai đúng về mặt cảm tính”, mà đánh giá hoàn toàn dựa trên căn cứ pháp lý, chứng cứ và thủ tục. Nhiều doanh nghiệp cho rằng người lao động vi phạm rõ ràng nên quyết định kỷ luật là hợp lý. Tuy nhiên, khi ra tòa, chỉ cần sai một bước thủ tục hoặc thiếu một chứng cứ quan trọng, toàn bộ quyết định có thể bị tuyên vô hiệu. Kết quả là doanh nghiệp có thể phải bồi thường cho phía người lao động những khoản tiền lương và thiệt hại, thậm chí lên đến nhiều tỷ đồng là không hề hiếm.
I. Khung pháp lý điều chỉnh tranh chấp kỷ luật lao động
Khi xem xét các tranh chấp liên quan đến kỷ luật lao động, tòa án căn cứ chủ yếu vào 2 văn bản pháp lý quan trọng sau đây:
i) Bộ luật lao động 2019.
ii) Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục, trình tự xử lý kỷ luật lao động.
Cụ thể là những điều luật quan trọng và trực tiếp sau dây:
- Điều 117 - khái niệm về "kỷ luật lao động".
- Điều 118 - quy định về Nội quy lao động, là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động tại doanh nghiệp.
- Điều 122 - nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật.
- Điều 123 - thời hiệu xử lý.
- Điều 124 - các hình thức kỷ luật.
- Điều 125 - căn cứ sa thải.
- Điều 127 - các hành vi bị cấm.
- Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP - trình tự, thủ tục chi tiết.
Tòa án thường tập trung vào ba vấn đề chính:
(1) Có hành vi vi phạm được chứng minh hay không?
(2) Nội quy lao động của doanh nghiệp có hợp pháp và có quy định về hành vi vi phạm đó hay không?
(3) Trình tự, thủ tục xử lý có đúng luật hay không?
Chỉ cần một trong ba yếu tố trên không bảo đảm tuân thủ đúng pháp luật, năng doanh nghiệp thua kiện là rất cao.
II. Những sai sót điển hình khiến doanh nghiệp thua kiện
- Điều 124 - các hình thức kỷ luật.
- Điều 125 - căn cứ sa thải.
- Điều 127 - các hành vi bị cấm.
- Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP - trình tự, thủ tục chi tiết.
Tòa án thường tập trung vào ba vấn đề chính:
(1) Có hành vi vi phạm được chứng minh hay không?
(2) Nội quy lao động của doanh nghiệp có hợp pháp và có quy định về hành vi vi phạm đó hay không?
(3) Trình tự, thủ tục xử lý có đúng luật hay không?
Chỉ cần một trong ba yếu tố trên không bảo đảm tuân thủ đúng pháp luật, năng doanh nghiệp thua kiện là rất cao.
II. Những sai sót điển hình khiến doanh nghiệp thua kiện
1. Nội quy lao động không hợp pháp hoặc không đủ căn cứ
Nhiều doanh nghiệp đã ban hành Nội quy lao động, nhưng:
- Không đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động khi thuộc diện bắt buộc theo Điều 118 Bộ luật lao động 2019.
- Nội dung Nội quy lao động không quy định rõ hành vi vi phạm tương ứng.
- Quy định chung chung như “vi phạm đạo đức nghề nghiệp” mà không có tiêu chí cụ thể.
Trong các vụ án như vậy, tòa án thường nhận định: không có căn cứ xác định hành vi vi phạm kỷ luật theo nội quy hợp pháp. Quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu.
Bài học kinh nghiệm: Nội quy không chỉ để “đối phó kiểm tra”, mà là nền tảng pháp lý sống còn khi có tranh chấp.
2. Không chứng minh được lỗi của người lao động
Theo Điều 122 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động trong quá trình xử lý kỷ luật.
Một số sai sót phổ biến là:
- Không có Biên bản vi phạm.
- Không có nhân chứng hoặc chứng cứ khách quan.
- Chỉ dựa vào báo cáo một phía của quản lý trực tiếp.
- Chứng cứ thu thập dùng để chứng minh không hợp lệ, hoặc không được lưu trữ đầy đủ.
Trong thực tiễn, nếu doanh nghiệp không xuất trình được hồ sơ, biên bản, email, log hệ thống hoặc tài liệu xác thực, tòa án thường đánh giá là không đủ căn cứ chứng minh vi phạm.
Bài học kinh nghiệm: Cảm nhận chủ quan không phải là chứng cứ.
3. Sai về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật
Đây là lỗi phổ biến nhất. Rất nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ đơn giản đây là chuyện hình thức không quan trọng, vì quan trọng nhất là người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật. Hiểu như vậy là hoàn toàn chủ quan và sai luật.
Một số lỗi vi phạm thường gặp:
- Không mời tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn cơ sở) tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, theo quy định tại Điều 122 Bộ luật lao động 2019.
- Không thông báo họp đúng thời hạn quy định - theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Không cho Người lao động thực hiện quyền bào chữa.
- Không lập Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động, hoặc lập những không đầy đủ, thiếu chữ ký của thành phân tham dự.
- Ký quyết định xử lý kỷ luật sai thẩm quyền. Thay vì giám đốc - người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, thì lại giao cho Trưởng phòng nhân sự ký mà không có giấy uỷ quyền.
Trong rất nhiều vụ án lao động, Tòa án đã khẳng định và kết luận: vi phạm thủ tục là căn cứ độc lập để tuyên quyết định kỷ luật trái pháp luật, kể cả khi hành vi vi phạm của Người lao động là có thật.
Bài học kinh nghiệm: Thủ tục không phải hình thức, mà là điều kiện pháp lỳ bắt buộc, để bảo đảm hiệu lực của quyết định xử lý kỷ luật lao động.
4. Hết thời hiệu xử lý kỷ luật
Theo Điều 123 Bộ luật lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng hoặc 12 tháng tùy trường hợp.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp phát hiện vi phạm nhưng chậm xử lý, hoặc kéo dài xác minh, đến khi ban hành quyết định thì đã hết thời hiệu.
Trong trường hợp này, tòa án thường tuyên hủy quyết định vì vi phạm thời hiệu, không cần xem xét nội dung vi phạm.
Bài học kinh nghiệm: Ban lãnh đạo, bộ phân nhân sự phải theo dõi thời hiệu như một mốc pháp lý bắt buộc.
5. Áp dụng hình thức kỷ luật trái luật
Theo Điều 124 Bộ luật lao động 2019, chỉ có 4 hình thức kỷ luật hợp pháp.
Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn tự tin "sáng tạo" ra nhiều hình thức xử lý trái luật như:
- Phạt tiền.
- Cắt lương trái luật.
- Buộc Người lao động bồi thường vật chất khi không có căn cứ rõ ràng.
Những hành vi này là vi phạm Điều 127 Bộ luật lao động 2019 về các hành vi bị cấm khi xử lý kỷ luật.
Hậu quả không chỉ là hủy quyết định, mà còn có thể bị yêu cầu hoàn trả tiền và bồi thường.
Bài học kinh nghiệm: Tuyệt đối không được “sáng tạo” thêm hình thức kỷ luật.
6. Nhầm lẫn giữa kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động
Một sai lầm khác là sử dụng hình thức sa thải Người lao động để giải quyết vấn đề năng lực hoặc mâu thuẫn cá nhân.
Nhiều doanh nghiệp đã ban hành Nội quy lao động, nhưng:
- Không đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động khi thuộc diện bắt buộc theo Điều 118 Bộ luật lao động 2019.
- Nội dung Nội quy lao động không quy định rõ hành vi vi phạm tương ứng.
- Quy định chung chung như “vi phạm đạo đức nghề nghiệp” mà không có tiêu chí cụ thể.
Trong các vụ án như vậy, tòa án thường nhận định: không có căn cứ xác định hành vi vi phạm kỷ luật theo nội quy hợp pháp. Quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu.
Bài học kinh nghiệm: Nội quy không chỉ để “đối phó kiểm tra”, mà là nền tảng pháp lý sống còn khi có tranh chấp.
2. Không chứng minh được lỗi của người lao động
Theo Điều 122 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ chứng minh lỗi của người lao động trong quá trình xử lý kỷ luật.
Một số sai sót phổ biến là:
- Không có Biên bản vi phạm.
- Không có nhân chứng hoặc chứng cứ khách quan.
- Chỉ dựa vào báo cáo một phía của quản lý trực tiếp.
- Chứng cứ thu thập dùng để chứng minh không hợp lệ, hoặc không được lưu trữ đầy đủ.
Trong thực tiễn, nếu doanh nghiệp không xuất trình được hồ sơ, biên bản, email, log hệ thống hoặc tài liệu xác thực, tòa án thường đánh giá là không đủ căn cứ chứng minh vi phạm.
Bài học kinh nghiệm: Cảm nhận chủ quan không phải là chứng cứ.
3. Sai về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật
Đây là lỗi phổ biến nhất. Rất nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ đơn giản đây là chuyện hình thức không quan trọng, vì quan trọng nhất là người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật. Hiểu như vậy là hoàn toàn chủ quan và sai luật.
Một số lỗi vi phạm thường gặp:
- Không mời tổ chức đại diện người lao động (Công đoàn cơ sở) tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, theo quy định tại Điều 122 Bộ luật lao động 2019.
- Không thông báo họp đúng thời hạn quy định - theo Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Không cho Người lao động thực hiện quyền bào chữa.
- Không lập Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động, hoặc lập những không đầy đủ, thiếu chữ ký của thành phân tham dự.
- Ký quyết định xử lý kỷ luật sai thẩm quyền. Thay vì giám đốc - người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, thì lại giao cho Trưởng phòng nhân sự ký mà không có giấy uỷ quyền.
Trong rất nhiều vụ án lao động, Tòa án đã khẳng định và kết luận: vi phạm thủ tục là căn cứ độc lập để tuyên quyết định kỷ luật trái pháp luật, kể cả khi hành vi vi phạm của Người lao động là có thật.
Bài học kinh nghiệm: Thủ tục không phải hình thức, mà là điều kiện pháp lỳ bắt buộc, để bảo đảm hiệu lực của quyết định xử lý kỷ luật lao động.
4. Hết thời hiệu xử lý kỷ luật
Theo Điều 123 Bộ luật lao động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng hoặc 12 tháng tùy trường hợp.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp phát hiện vi phạm nhưng chậm xử lý, hoặc kéo dài xác minh, đến khi ban hành quyết định thì đã hết thời hiệu.
Trong trường hợp này, tòa án thường tuyên hủy quyết định vì vi phạm thời hiệu, không cần xem xét nội dung vi phạm.
Bài học kinh nghiệm: Ban lãnh đạo, bộ phân nhân sự phải theo dõi thời hiệu như một mốc pháp lý bắt buộc.
5. Áp dụng hình thức kỷ luật trái luật
Theo Điều 124 Bộ luật lao động 2019, chỉ có 4 hình thức kỷ luật hợp pháp.
Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn tự tin "sáng tạo" ra nhiều hình thức xử lý trái luật như:
- Phạt tiền.
- Cắt lương trái luật.
- Buộc Người lao động bồi thường vật chất khi không có căn cứ rõ ràng.
Những hành vi này là vi phạm Điều 127 Bộ luật lao động 2019 về các hành vi bị cấm khi xử lý kỷ luật.
Hậu quả không chỉ là hủy quyết định, mà còn có thể bị yêu cầu hoàn trả tiền và bồi thường.
Bài học kinh nghiệm: Tuyệt đối không được “sáng tạo” thêm hình thức kỷ luật.
6. Nhầm lẫn giữa kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động
Một sai lầm khác là sử dụng hình thức sa thải Người lao động để giải quyết vấn đề năng lực hoặc mâu thuẫn cá nhân.
Cần lưu ý:
- Không đạt KPI (chỉ tiêu), không phù hợp văn hóa, mâu thuẫn với cấp trên… - không phải mặc nhiên là căn cứ sa thải theo Điều 125 Bộ luật lao động 2019.
- Khi bị kiện, doanh nghiệp thường không chứng minh được yếu tố “vi phạm nghiêm trọng theo Nội quy lao động”, dẫn đến thua kiện.
Bài học kinh nghiệm: Chọn sai công cụ pháp lý là tự đặt mình vào thế rủi ro.
III. Cách nhìn của tòa án trong các vụ án kỷ luật lao động
Về nguyên tắc, Tòa án thường đặt trọng tâm vào bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động, trong quan hệ vốn được coi là bên “yếu thế” hơn.
Trong nhiều bản án, tòa án nhấn mạnh:
- Người sử dụng lao động có ưu thế về hồ sơ, tài liệu nên phải chứng minh đầy đủ.
- Thủ tục xử lý kỷ luật phải bảo đảm tính khách quan, minh bạch.
- Mọi nghi ngờ về chứng cứ thường được giải thích theo hướng có lợi cho người lao động.
Điều này cho thấy doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng nếu muốn quyết định kỷ luật có thể đứng vững trước tranh tụng.
IV. Hậu quả thực tế khi doanh nghiệp thua kiện
Khi bị Toà án tuyên việc xử lý kỷ luật là trái pháp luật, doanh nghiệp hầu như/có thể phải:
- Hủy quyết định kỷ luật đã ban hành.
- Nhận người lao động trở lại làm việc (đối với trường hợp bị xác định là sa thải trái pháp luật).
- Trả lương cho thời gian Người lao động không được làm việc.
- Bồi thường thèm ít nhất 02 tháng tiền lương.
- Đóng bổ sung bảo hiểm xã hội.
Có thể thấy, ngoài thiệt hại tài chính, còn có hệ quả về uy tín nội bộ và tâm lý nhân sự.
V. Lưu ý và lời khuyên dành cho Chủ doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự
Từ thực tiễn xét xử của Toà án trong các vụ án về tranh chấp lao động, có thể rút ra ba nguyên tắc cốt lõi sau đây.
- Thứ nhất, Nội quy lao động của doanh nghiệp phải rõ ràng, hợp pháp và cập nhật thường xuyên.
- Thứ hai, mọi hành vi vi phạm phải được ghi nhận bằng chứng cứ cụ thể, lưu trữ đầy đủ.
- Thứ ba, tuyệt đối tuân thủ trình tự, thủ tục theo Điều 122 Bộ luật lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Luôn nhớ: Kỷ luật lao động không chỉ là vấn đề quản trị, mà là vấn đề pháp lý có thể bị kiểm tra bởi tòa án bất cứ lúc nào.
Kết luận
Các vụ án lao động đã từng xảy ra là tấm gương phản chiếu những sai sót mà doanh nghiệp có thể mắc phải.
Doanh nghiệp thua kiện không phải vì không có quyền quản lý, mà vì sử dụng quyền đó không đúng khuôn khổ pháp luật.
Chủ doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự cần coi mỗi quyết định kỷ luật là một quyết định pháp lý có thể bị kiểm tra trước tòa. Chuẩn bị kỹ từ đầu chính là cách bảo vệ tốt nhất cho doanh nghiệp.
......
- Không đạt KPI (chỉ tiêu), không phù hợp văn hóa, mâu thuẫn với cấp trên… - không phải mặc nhiên là căn cứ sa thải theo Điều 125 Bộ luật lao động 2019.
- Khi bị kiện, doanh nghiệp thường không chứng minh được yếu tố “vi phạm nghiêm trọng theo Nội quy lao động”, dẫn đến thua kiện.
Bài học kinh nghiệm: Chọn sai công cụ pháp lý là tự đặt mình vào thế rủi ro.
III. Cách nhìn của tòa án trong các vụ án kỷ luật lao động
Về nguyên tắc, Tòa án thường đặt trọng tâm vào bảo đảm quyền lợi chính đáng của người lao động, trong quan hệ vốn được coi là bên “yếu thế” hơn.
Trong nhiều bản án, tòa án nhấn mạnh:
- Người sử dụng lao động có ưu thế về hồ sơ, tài liệu nên phải chứng minh đầy đủ.
- Thủ tục xử lý kỷ luật phải bảo đảm tính khách quan, minh bạch.
- Mọi nghi ngờ về chứng cứ thường được giải thích theo hướng có lợi cho người lao động.
Điều này cho thấy doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng nếu muốn quyết định kỷ luật có thể đứng vững trước tranh tụng.
IV. Hậu quả thực tế khi doanh nghiệp thua kiện
Khi bị Toà án tuyên việc xử lý kỷ luật là trái pháp luật, doanh nghiệp hầu như/có thể phải:
- Hủy quyết định kỷ luật đã ban hành.
- Nhận người lao động trở lại làm việc (đối với trường hợp bị xác định là sa thải trái pháp luật).
- Trả lương cho thời gian Người lao động không được làm việc.
- Bồi thường thèm ít nhất 02 tháng tiền lương.
- Đóng bổ sung bảo hiểm xã hội.
Có thể thấy, ngoài thiệt hại tài chính, còn có hệ quả về uy tín nội bộ và tâm lý nhân sự.
V. Lưu ý và lời khuyên dành cho Chủ doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự
Từ thực tiễn xét xử của Toà án trong các vụ án về tranh chấp lao động, có thể rút ra ba nguyên tắc cốt lõi sau đây.
- Thứ nhất, Nội quy lao động của doanh nghiệp phải rõ ràng, hợp pháp và cập nhật thường xuyên.
- Thứ hai, mọi hành vi vi phạm phải được ghi nhận bằng chứng cứ cụ thể, lưu trữ đầy đủ.
- Thứ ba, tuyệt đối tuân thủ trình tự, thủ tục theo Điều 122 Bộ luật lao động 2019 và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Luôn nhớ: Kỷ luật lao động không chỉ là vấn đề quản trị, mà là vấn đề pháp lý có thể bị kiểm tra bởi tòa án bất cứ lúc nào.
Kết luận
Các vụ án lao động đã từng xảy ra là tấm gương phản chiếu những sai sót mà doanh nghiệp có thể mắc phải.
Doanh nghiệp thua kiện không phải vì không có quyền quản lý, mà vì sử dụng quyền đó không đúng khuôn khổ pháp luật.
Chủ doanh nghiệp, Giám đốc nhân sự cần coi mỗi quyết định kỷ luật là một quyết định pháp lý có thể bị kiểm tra trước tòa. Chuẩn bị kỹ từ đầu chính là cách bảo vệ tốt nhất cho doanh nghiệp.
......
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét