Đi làm trễ là hành vi vi phạm kỷ luật lao động khá phổ biến (minh hoạ)
Luật sư Trần Hồng Phong
Trong thực tiễn quản trị nhân sự, “vi phạm kỷ luật lao động” là cụm từ được dùng rất rộng, nhưng không phải hành vi “gây bực mình” nào cũng là vi phạm kỷ luật lao động theo đúng nghĩa pháp lý. Nếu doanh nghiệp xác định sai hành vi, ghi nhận sai chứng cứ, hoặc dùng sai công cụ (kỷ luật thay vì đánh giá hiệu suất, đào tạo lại, điều chuyển), quyết định xử lý rất dễ bị Người lao động khiếu nại, tranh chấp và bị tòa án tuyên vô hiệu (thua kiện).
Trong bài viết này, chúng tôi hệ thống các nhóm hành vi vi phạm kỷ luật lao động thường gặp, kèm lưu ý về điều kiện pháp lý để xử lý kỷ luật đúng luật.
Căn cứ pháp lý để xác định “vi phạm kỷ luật lao động”.
Về mặt pháp luật, kỷ luật lao động gắn chặt với nội quy lao động và cơ chế xử lý kỷ luật theo Bộ luật lao động.
Bộ luật lao động 2019 quy định về kỷ luật lao động, nội quy lao động, nguyên tắc và trình tự xử lý kỷ luật lao động, các hình thức kỷ luật và các hành vi bị cấm khi xử lý kỷ luật, tập trung tại các điều như Điều 117, Điều 118, Điều 122, Điều 123, Điều 124, Điều 127.
Vì vậy, muốn kết luận “người lao động vi phạm kỷ luật”, doanh nghiệp cần đối chiếu tối thiểu các lớp căn cứ sau.
(1) Nội quy lao động hợp pháp và các quy định nội bộ có liên quan.
(2) Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, mô tả công việc, quy trình làm việc được ban hành hợp lệ.
(3) Chứng cứ về hành vi vi phạm và mức độ lỗi, theo nguyên tắc xử lý kỷ luật tại Điều 122 Bộ luật lao động 2019, đồng thời tuân thủ trình tự theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP (đặc biệt là quy định về trình tự họp xử lý kỷ luật và hồ sơ).
Một lưu ý quan trọng: nếu nội quy không quy định rõ hành vi tương ứng, hoặc quy định mơ hồ, hoặc nội quy chưa đáp ứng điều kiện hiệu lực theo Điều 118 Bộ luật lao động 2019, thì việc “gắn nhãn vi phạm kỷ luật” sẽ rất rủi ro.
Về mặt pháp luật, kỷ luật lao động gắn chặt với nội quy lao động và cơ chế xử lý kỷ luật theo Bộ luật lao động.
Bộ luật lao động 2019 quy định về kỷ luật lao động, nội quy lao động, nguyên tắc và trình tự xử lý kỷ luật lao động, các hình thức kỷ luật và các hành vi bị cấm khi xử lý kỷ luật, tập trung tại các điều như Điều 117, Điều 118, Điều 122, Điều 123, Điều 124, Điều 127.
Vì vậy, muốn kết luận “người lao động vi phạm kỷ luật”, doanh nghiệp cần đối chiếu tối thiểu các lớp căn cứ sau.
(1) Nội quy lao động hợp pháp và các quy định nội bộ có liên quan.
(2) Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, mô tả công việc, quy trình làm việc được ban hành hợp lệ.
(3) Chứng cứ về hành vi vi phạm và mức độ lỗi, theo nguyên tắc xử lý kỷ luật tại Điều 122 Bộ luật lao động 2019, đồng thời tuân thủ trình tự theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP (đặc biệt là quy định về trình tự họp xử lý kỷ luật và hồ sơ).
Một lưu ý quan trọng: nếu nội quy không quy định rõ hành vi tương ứng, hoặc quy định mơ hồ, hoặc nội quy chưa đáp ứng điều kiện hiệu lực theo Điều 118 Bộ luật lao động 2019, thì việc “gắn nhãn vi phạm kỷ luật” sẽ rất rủi ro.
Các nhóm hành vi vi phạm kỷ luật lao động thường gặp.
1. Vi phạm về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, kỷ luật giờ giấc.
Đây là nhóm vi phạm phổ biến nhất ở nhiều loại hình doanh nghiệp.
Các biểu hiện thường gặp gồm đi trễ, về sớm, không chấm công, chấm công hộ, tự ý rời vị trí làm việc, nghỉ không phép, không tuân thủ quy định xin nghỉ, hoặc tự ý kéo dài thời gian nghỉ.
Về mặt xử lý kỷ luật, nhóm này tưởng đơn giản, nhưng có nhiều trường hợp bị người lao động khiếu nại hay thậm chí khởi kiện ra toà, thì phía người sử dụng lao động lại hay bị xử “thua”. Lý do vì doanh nghiệp thiếu chứng cứ hoặc quy định nội bộ thiếu rõ ràng.
HR nên chuẩn hóa tối thiểu các tài liệu: quy định chấm công, quy định xin nghỉ, quy định xử lý trường hợp quên chấm công, nguyên tắc ghi nhận làm thêm giờ, và cơ chế xác nhận của quản lý trực tiếp.
Đối với hành vi “tự ý bỏ việc”, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức sa thải, phải bám sát điều kiện luật định về số ngày tự ý bỏ việc và điều kiện, thủ tục xử lý theo Bộ luật lao động, tránh suy diễn từ “nghỉ nhiều” thành “bỏ việc”.
Đây là nhóm vi phạm phổ biến nhất ở nhiều loại hình doanh nghiệp.
Các biểu hiện thường gặp gồm đi trễ, về sớm, không chấm công, chấm công hộ, tự ý rời vị trí làm việc, nghỉ không phép, không tuân thủ quy định xin nghỉ, hoặc tự ý kéo dài thời gian nghỉ.
Về mặt xử lý kỷ luật, nhóm này tưởng đơn giản, nhưng có nhiều trường hợp bị người lao động khiếu nại hay thậm chí khởi kiện ra toà, thì phía người sử dụng lao động lại hay bị xử “thua”. Lý do vì doanh nghiệp thiếu chứng cứ hoặc quy định nội bộ thiếu rõ ràng.
HR nên chuẩn hóa tối thiểu các tài liệu: quy định chấm công, quy định xin nghỉ, quy định xử lý trường hợp quên chấm công, nguyên tắc ghi nhận làm thêm giờ, và cơ chế xác nhận của quản lý trực tiếp.
Đối với hành vi “tự ý bỏ việc”, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng hình thức sa thải, phải bám sát điều kiện luật định về số ngày tự ý bỏ việc và điều kiện, thủ tục xử lý theo Bộ luật lao động, tránh suy diễn từ “nghỉ nhiều” thành “bỏ việc”.
2. Vi phạm về thực hiện công việc, quy trình, mệnh lệnh điều hành hợp pháp.
Nhóm này bao gồm không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy trình, không tuân thủ chỉ đạo hợp pháp của cấp có thẩm quyền, làm sai thao tác, bỏ qua bước kiểm soát chất lượng, tự ý thay đổi quy trình, hoặc không báo cáo theo yêu cầu.
Trong thực tế tranh chấp, rủi ro nằm ở chỗ doanh nghiệp khó chứng minh ranh giới giữa “lỗi kỷ luật” và “năng lực yếu”.
Nếu người lao động không đạt yêu cầu do năng lực, doanh nghiệp thường phù hợp với công cụ quản trị như đào tạo lại, đánh giá định kỳ, điều chỉnh vị trí, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo căn cứ “thường xuyên không hoàn thành công việc” khi đáp ứng điều kiện luật định, thay vì kỷ luật theo cảm tính.
Vì vậy, để xử lý kỷ luật nhóm hành vi này an toàn, doanh nghiệp cần có hệ thống tài liệu rõ ràng: mô tả công việc, KPI/OKR hợp lệ, quy trình tác nghiệp, checklist, phân quyền phê duyệt, và bằng chứng giao việc.
3. Vi phạm về an toàn, vệ sinh lao động và nội quy an toàn.
Các vi phạm điển hình gồm không sử dụng phương tiện bảo vệ cá nhân, không tuân thủ quy định khu vực nguy hiểm, tắt thiết bị an toàn, tự ý vận hành máy móc khi chưa được huấn luyện, hoặc vi phạm quy tắc phòng cháy chữa cháy nội bộ.
Nhóm này thường liên quan đồng thời đến quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động và quy định nội quy của doanh nghiệp.
Trong xử lý kỷ luật, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tính “hợp lệ” của quy trình an toàn: đã huấn luyện chưa, đã phổ biến chưa, có biên bản bàn giao phương tiện bảo hộ chưa, có biển báo và quy định bằng văn bản không.
Nếu doanh nghiệp chỉ kỷ luật “cho có”, nhưng trước đó không thiết lập hệ thống an toàn tối thiểu, khả năng tranh chấp sẽ cao.
4. Vi phạm về tài sản, tài chính, chi phí và gian lận nội bộ.
Đây là nhóm hành vi nhạy cảm, thường gặp ở bán lẻ, kho vận, kế toán, mua hàng, sales và các vị trí có quyền tiếp cận tài sản hoặc dòng tiền.
Các dạng phổ biến gồm chiếm dụng, biển thủ, trộm cắp tài sản; gian lận hoàn ứng, khai khống chi phí; sửa số liệu doanh thu; làm thất thoát hàng hóa; sử dụng tài sản công ty trái phép; hoặc lợi dụng quyền hạn để trục lợi.
Về thời hiệu xử lý kỷ luật, Bộ luật lao động 2019 có cơ chế thời hiệu dài hơn đối với hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh theo Điều 123.
Tuy nhiên, thời hiệu dài hơn không có nghĩa doanh nghiệp được “để đó rồi xử lý”, mà vẫn phải đảm bảo chứng cứ, quy trình xác minh và thủ tục kỷ luật đúng luật.
Trong thực tế, những vụ việc nhóm này dễ “vỡ” vì doanh nghiệp nhầm lẫn giữa xử lý kỷ luật lao động và xử lý trách nhiệm vật chất, hoặc trộn lẫn với tố giác hình sự mà bỏ qua trình tự kỷ luật.
HR nên phối hợp chặt chẽ với pháp chế để tách bạch ba mảng: kỷ luật lao động, bồi thường trách nhiệm vật chất (nếu có căn cứ), và xử lý hình sự (nếu có dấu hiệu tội phạm).
5. Vi phạm về bảo mật thông tin, dữ liệu và bí mật kinh doanh.
Các hành vi thường gặp gồm sao chép dữ liệu ra ngoài, gửi tài liệu nội bộ qua email cá nhân, cung cấp báo giá/chiến lược cho đối thủ, mang tài liệu rời khỏi doanh nghiệp trái quy định, hoặc đăng tải thông tin nội bộ lên mạng xã hội.
Để xử lý kỷ luật vững, doanh nghiệp phải có “hệ thống bảo mật” tối thiểu: phân loại thông tin, quy chế bảo mật, quy trình cấp quyền truy cập, quy định thiết bị lưu trữ, quy định sử dụng email và phần mềm, và điều khoản bảo mật trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng.
Nếu doanh nghiệp không xác định rõ thế nào là bí mật kinh doanh, thế nào là thông tin mật, ai có quyền truy cập, và vi phạm nào bị coi là nghiêm trọng, việc kỷ luật sẽ khó đứng vững khi có tranh chấp.
Ngoài ra, các biện pháp “phạt tiền, cắt lương vì làm lộ thông tin” là hành vi dễ rơi vào nhóm bị cấm theo Điều 127 Bộ luật lao động 2019, nên doanh nghiệp cần hết sức tránh.
Các hành vi thường gặp gồm sao chép dữ liệu ra ngoài, gửi tài liệu nội bộ qua email cá nhân, cung cấp báo giá/chiến lược cho đối thủ, mang tài liệu rời khỏi doanh nghiệp trái quy định, hoặc đăng tải thông tin nội bộ lên mạng xã hội.
Để xử lý kỷ luật vững, doanh nghiệp phải có “hệ thống bảo mật” tối thiểu: phân loại thông tin, quy chế bảo mật, quy trình cấp quyền truy cập, quy định thiết bị lưu trữ, quy định sử dụng email và phần mềm, và điều khoản bảo mật trong hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng.
Nếu doanh nghiệp không xác định rõ thế nào là bí mật kinh doanh, thế nào là thông tin mật, ai có quyền truy cập, và vi phạm nào bị coi là nghiêm trọng, việc kỷ luật sẽ khó đứng vững khi có tranh chấp.
Ngoài ra, các biện pháp “phạt tiền, cắt lương vì làm lộ thông tin” là hành vi dễ rơi vào nhóm bị cấm theo Điều 127 Bộ luật lao động 2019, nên doanh nghiệp cần hết sức tránh.
6. Vi phạm về ứng xử nơi làm việc, quấy rối tình dục, bạo lực, xúc phạm danh dự.
Nhóm hành vi này ngày càng phổ biến và có rủi ro danh tiếng cao cho doanh nghiệp.
Các dạng thường gặp gồm chửi bới, đe dọa, đánh nhau, xúc phạm đồng nghiệp, bắt nạt nơi làm việc, phân biệt đối xử, hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Về mặt pháp lý và quản trị, điểm mấu chốt là doanh nghiệp phải quy định rõ trong nội quy, quy tắc ứng xử và có cơ chế tiếp nhận, xác minh, bảo vệ người tố cáo, bảo mật thông tin.
Bộ luật lao động 2019 đặt yêu cầu đối với nội quy lao động có nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, và đây là nền tảng quan trọng để xử lý đúng luật.
Trong xử lý các vụ việc nhạy cảm, HR cần đặc biệt tránh “kết luận vội”, tránh xử lý theo tin đồn, và phải lập hồ sơ xác minh chặt chẽ.
7. Vi phạm về sử dụng rượu, bia, chất kích thích và tuân thủ yêu cầu sức khỏe, an toàn.
Tùy ngành nghề, hành vi sử dụng rượu bia trong giờ làm, hoặc đi làm trong tình trạng không đảm bảo an toàn, có thể là vi phạm nghiêm trọng.
Nhưng để kỷ luật, doanh nghiệp phải có quy định nội bộ rõ ràng, tiêu chuẩn kiểm tra hợp pháp, quy trình ghi nhận vi phạm minh bạch, và bảo đảm tôn trọng quyền nhân thân của người lao động.
Đối với nhóm này, HR nên đi theo hướng quản trị rủi ro: quy định phòng ngừa, truyền thông nội bộ, cơ chế hỗ trợ, và chỉ xử lý kỷ luật khi chứng cứ đủ và quy trình đúng.
8. Vi phạm liên quan đến mạng xã hội và phát ngôn.
Các hành vi thường gặp gồm đăng bài “bóc phốt” doanh nghiệp, công kích lãnh đạo, tiết lộ thông tin nội bộ, hoặc gây ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Nhóm này có biên độ tranh cãi cao vì liên quan quyền tự do biểu đạt và ranh giới đời tư, nên doanh nghiệp càng phải dựa vào nội quy, quy chế truyền thông và quy chế bảo mật để xử lý.
Một nguyên tắc thực tiễn là chỉ nên kỷ luật khi chứng minh được: phát ngôn có liên hệ rõ với quan hệ lao động, vi phạm nghĩa vụ đã được quy định hợp pháp, và gây hoặc có nguy cơ gây thiệt hại cụ thể cho doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu Nội quy lao động chỉ ghi chung chung “cấm nói xấu công ty”, việc kỷ luật sẽ rất khó phòng thủ trong tranh chấp.
Những trường hợp dễ nhầm lẫn: “Không đạt KPI” có phải vi phạm kỷ luật không.
Không đạt KPI không tự động đồng nghĩa với vi phạm kỷ luật lao động.
Trong nhiều trường hợp, đây là vấn đề năng lực, tổ chức công việc, đào tạo, hoặc chỉ tiêu đặt ra không phù hợp.
Nếu doanh nghiệp muốn xử lý vì không hoàn thành công việc, cần bám đúng cơ chế đánh giá, tiêu chí minh bạch, quy trình nhắc nhở và cải thiện, và lựa chọn căn cứ pháp lý phù hợp theo Bộ luật lao động, thay vì “đổi tên” thành lỗi kỷ luật.
Việc dùng kỷ luật để “ép nghỉ” trong các trường hợp này thường là mồi lửa cho tranh chấp.
Lưu ý và lời khuyên cho Giám đốc nhân sự/Lãnh đạo doanh nghiệp: Chuẩn hóa từ Nội quy đến hồ sơ chứng cứ kỷ luật lao động
Thứ nhất, hãy coi Nội quy lao động là “hợp đồng quản trị rủi ro” của doanh nghiệp, và rà soát định kỳ để bảo đảm phù hợp thực tế vận hành.
Nội quy nên mô tả hành vi vi phạm theo nhóm, có ví dụ tối thiểu, và liên kết với quy trình, biểu mẫu, thẩm quyền xử lý, thay vì chỉ liệt kê chung chung.
Thứ hai, thiết lập cơ chế chứng cứ ngay từ đầu: chấm công, biên bản, email giao việc, hệ thống ticket, camera, log hệ thống, chữ ký xác nhận.
Trong tranh chấp lao động, cần hiểu rõ “đúng” mà không chứng minh được thì vẫn là rủi ro. Thậm chí thua kiện là ... bình thường.
Thứ ba, tách bạch công cụ quản trị: kỷ luật lao động chỉ áp dụng khi có hành vi vi phạm kỷ luật theo nội quy và đủ điều kiện xử lý theo Điều 122 Bộ luật lao động 2019.
Các vấn đề năng lực, hiệu suất, thái độ phù hợp hơn với đào tạo, đánh giá, điều chuyển, hoặc các cơ chế quản trị khác, nếu doanh nghiệp muốn giảm tranh chấp.
Thứ nhất, hãy coi Nội quy lao động là “hợp đồng quản trị rủi ro” của doanh nghiệp, và rà soát định kỳ để bảo đảm phù hợp thực tế vận hành.
Nội quy nên mô tả hành vi vi phạm theo nhóm, có ví dụ tối thiểu, và liên kết với quy trình, biểu mẫu, thẩm quyền xử lý, thay vì chỉ liệt kê chung chung.
Thứ hai, thiết lập cơ chế chứng cứ ngay từ đầu: chấm công, biên bản, email giao việc, hệ thống ticket, camera, log hệ thống, chữ ký xác nhận.
Trong tranh chấp lao động, cần hiểu rõ “đúng” mà không chứng minh được thì vẫn là rủi ro. Thậm chí thua kiện là ... bình thường.
Thứ ba, tách bạch công cụ quản trị: kỷ luật lao động chỉ áp dụng khi có hành vi vi phạm kỷ luật theo nội quy và đủ điều kiện xử lý theo Điều 122 Bộ luật lao động 2019.
Các vấn đề năng lực, hiệu suất, thái độ phù hợp hơn với đào tạo, đánh giá, điều chuyển, hoặc các cơ chế quản trị khác, nếu doanh nghiệp muốn giảm tranh chấp.
Kết luận
Nhận diện đúng hành vi vi phạm kỷ luật lao động là bước đầu tiên để xử lý đúng luật, tránh tranh chấp và bảo vệ doanh nghiệp.
Giám đốc nhân sự và Lãnh đạo doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống nội quy, quy trình và chứng cứ đủ mạnh để mọi quyết định kỷ luật khi ban hành đều có thể “đứng vững” trước kiểm tra nội bộ, cơ quan quản lý và tòa án.
.....
Nguồn luật áp dụng:
- Bộ luật lao động 2019: Điều 117 (kỷ luật lao động), Điều 118 (nội quy lao động), Điều 122 (nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật), Điều 123 (thời hiệu), Điều 124 (hình thức kỷ luật), Điều 127 (các hành vi bị cấm khi xử lý kỷ luật).
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP: quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (các quy định về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động và nội dung liên quan nội quy lao động).
.......
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét